SISTEM INFORMASI
Konsep Dasar
Sistem
Sistem :
kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
Menurut
Jerry FithGerald, sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Karakteristik
Sistem :
• Memiliki
kompone
Suatu sistem
terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk
satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau
bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya,
selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem
mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai
suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu
perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem
yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri
sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian
juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi
adalah subsistemnya.
• Batas
sistem (boundary) ;
Batas sistem
merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya
atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem
dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup
(scope) dari sistem tersebut.
• Lingkungan
luar sistem (environment) ;
Adalah
apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
• Penghubung
sistem (interface) ;
Merupakan
media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.
• Masukan
sistem (input) ;
Merupakan
energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan
(maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah
energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input
adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam
sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk
mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi
informasi.
• Keluaran
sistem (Output) ;
Merupakan
hasil dari energi yang diolah oleh sistem.
• Pengolah
sistem (Process) ;
Merupakan
bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.
• Sasaran
sistem ;
Kalau sistem
tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Klasifikasi
Sistem
- Sistem
abstrak ; sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara
fisik
(sistem teologia).
- Sistem
fisik ; merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem
akuntansi, sistem produksi dll.)
- Sistem
alamiah ; sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem
luar
angkasa,
sistem reproduksi dll.
- Sistem
buatan manusia ; sistem yang dirancang oleh manusia.
Sistem
buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut
humanmachine
system
(contoh ; sistem informasi)
- Sistem
Tertentu (deterministic system) ; beroperasi dengan tingkah laku yang sudah
dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti
sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer)
- Sistem tak
tentu (probabilistic system) ; sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi
karena mengandung unsur probabilitas.
- Sistem
tertutup (close system) ; sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh
dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut
campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi
kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah
relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
Sistem
terbuka (open system) ; sistem yang berhubungan dan terpengaruh
denganlingkungan luarnya.
Lebih
spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi ; yang merupakan
bagian dari sistem buatan manusia dan berineraksi dengan kontrol oleh satu atau
lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat
modern.
Sistem
terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu ;
-Perangkat
keras (CPU, disk, printer, tape).
-Perangkat
lunak (sistem operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi, program
aplikasi).
-Personil
(yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran dan
melakukan aktivitas manual yang mendukung sistem).
- Data (yang
harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu).
- Prosedur
(instruksi dan kebijakan untuk mengoperasikan sistem).
Sistem
terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori :
♦ On-line
systems. Sistem on-line adalah sistem yang menerima langsung input pada area
dimana input tersebut direkam dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil
komputasi pada area dimana mereka dibutuhkan. Area sendiri dapat dipisah-pisah
dalam skala, misalnya ratusan kilometer. Biasanya digunakan bagi reservasi
angkutan udara, reservasi kereta api, perbankan dll.
♦ Real-time
systems. Sistem real-time adalah mekanisme pengontrolan, perekaman data,
pemrosesan yang sangat cepat sehinga output yang dihasilkan dapat diterima
dalam waktu yang relatif sama. Perbedaan dengan sistem on-line adalah satuan
waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau seperseribu detik
sedangkan on-line masih dalah skala detik atau bahkan kadang beberapa menit.
Perbedaan lainnya, on-line biasanya hanya berinteraksi dengan pemakai,
sedangkan real-time berinteraksi langsung dengan pemakai dan lingkungan yang
dipetakan.
♦ Decision
support system + strategic planning system. Sistem yang memproses transaksi
organisasi secara harian dan membantu para manajer mengambil keputusan,
mengevaluasi dan menganalisa tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem
penggajian, sistem pemesanan, sistem akuntansi dan sistem produksi. Biasanya
berbentuk paket statistik,paket pemasaran dll. Sistem ini tidak hanya merekam
dan menampilkan data tetapi juga fungsi-fungsi matematik, data analisa
statistik dan menampilkan informasi dalam bentuk grafik (tabel, chart)
sebagaimana laporan konvensional.
♦
Knowledge-based system. Program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan
pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat keras dan perangkat
lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.
Sistem
berdasarkan prinsip dasar secara umum terbagi dalam :
• Sistem
terspesialisasi ; adalah sistem yang sulit diterakpan pada lingkungan yang
berbeda (misalnya sistem biologi; ikan yang dipindahkan ke darat)
• Sistem
besar ; adalah sistem yang sebagian besar sumber dayanya berfungsi melakukan
perawatan harian (misalnya dinosaurus sebagai sistem biologi menghabiskan
sebagian besar masa hidupnya dengan makan dan makan).
• Sistem
sebagai bagian dari sistem lain ; sistem selalu merupakan bagian dari sistem
yang lebih besar, dan dapat terbagi menjadi sistem yang lebih kecil.
• Sistem
berkembang ; walaupun tidak berlaku bagi semua sistem tetapi hampir semua
sistem selalu berkembang.
Pelaku
sistem terdiri dari 7 kelompok :
1. Pemakai
Pada umumnya
3 ada jenis pemakai, yaitu operasional, pengawas dan eksekutif.
2. Manajemen
Umumnya terdiri
dari 3 jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai yang bertugas menangani
pemakaian dimana sistem baru diterapkan, manajemen sistem yang terlibat dalam
pengembangan sistem itu sendiri dan manajemen umum yang terlibat dalam strategi
perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan. Kelompok
manajemen biasanya terlibat dengan keputusan yang berhubungan dengan orang,
waktu dan uang, misalnya “ sistem tersebut harus mampu melakukan fungsi x,y,z,
selain itu harus dikembangkan dalam waktu enam bulan dengan melibatkan
programmer dari departemen w, dengan biaya sebesar x”.
3. Pemeriksa
;
Ukuran dan
kerumitan sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem
tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa.
Pemeriksa biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran-ukuran
standar yang dikembangkan pada banyak perusahaan sejenis.
4.
Penganalisa sistem
Fungsi-fungsinya
antara lain sebagai :
- Arkeolog ;
yaitu yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan, bagaimana
sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama.
- Inovator ;
yaitu yang membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi
kemungkinan-kemungkinan lain.
- Mediator ;
yaitu yang menjalankan fungsi komunikasi dari semua level, antara lain pemakai,
manajer, programmer, pemeriksa dan pelaku sistem yang lainnya yang mungkin
belum punya sikap dan cara pandang yang sama.
- Pimpinan
proyek ; Penganalisa sistem haruslah personil yang lebih berpengalaman dari
programmer atau desainer. Selain itu mengingat penganalisa sistem umumnya
ditetapkan terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan sebelum yang lain bekerja,
adalah hal yang wajar jika penanggung jawab pekerjaan menjadi porsi penganalisa
sistem.
5. Pendesain
sistem ;
Pendesain
sistem menerima hasil penganalisa sistem berupa kebutuhan pemakai yang tidak
berorientasi pada teknologi tertentu, yang kemudian ditransformasikan ke desain
arsitektur tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer.
6.
Programmer ;
Mengerjakan
dalam bentuk program dari hasil desain yang telah diterima dari pendesain.
7. Personel
pengoperasian ;
Bertugas dan
bertanggungjawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat keras,
keamanan perangkat lunak, pencetakan dan backup. Pelaku ini mungkin tidak
diperlukan bila sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan
klasifikasi khusus untuk menjalankan sistem.
Hal mendasar
dalam pengembangan sistem
Penganalisa
sistem merupakan bagian dari tim yang berfungsi mengembangkan sistem yang
memiliki daya guna tinggi dan memenuhi kebutuhan pemakai akhir. Pengembangan
ini dipengaruhi sejumlah hal,yaitu :
•
Produktifitas, saat ini dibutuhkan sistem yang lebih banyak, lebih bagus dan
lebih cepat. Hal ini membutuhkan lebih banyak programmer dan penganalisa sistem
yang berkualitas, kondisi kerja ekstra, kemampuan pemakai untuk mengambangkan
sendiri, bahasa pemrograman yang lebih baik, perawatan sistem yang lebih baik
(umumnya 50 % sampai 70 % sumber daya digunakan untuk perawatan sistem),
disiplin teknis pemakaian perangkat lunak dan perangkat pengembangan sistem
yang terotomasi.
•
Realibilitas, waktu yang dihabiskan untuk testing sistem secara umum
menghabiskan 50% dari waktu total pengembangan sistem. Dalam kurun waktu 30
tahun sejumlah sistem yang digunakan di berbagai perusahaan mengalami kesalahan
dan ironisnya sangat tidak mudah untuk mengubahnya. Jika terjadi kesalahan, ada
dua cara yang bisa dilakukan, yaitu melakukan pelacakan sumber kesalahan dan
harus menemukan cara untuk mengoreksi kesalahan tersebut dengan mengganti
program, menghilangkan sejumlah statement lama atau menambahkan sejumlah
statement baru.
•
Maintabilitas, perawatan mencakup ;
- modifikasi
sistem sesuai perkembangan perangkat keras untuk meningkatkan kecepatan pemrosesan
(yang memegang peranan penting dalam pengoperasian sistem),
- modifikasi
sistem sesuai perkembangan kebutuhan pemakai. Antara 50% sampai 80% pekerjaan
yang dilakukan pada kebanyakan pengembangan sistem dilakukan untuk revisi,
modifikasi, konversi,peningkatan dan pelacakan kesalahan.
Konsep Dasar
Informasi
Informasi: data yang telah diproses menjadi
bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai
yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu
informasi == input - proses – output.
Data
merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data
sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan.
Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen
level di atasnya, atau sebaliknya.
Representasi
informasi: pelambangan informasi, misalnya: representasi biner.
Kuantitas
informasi: satuan ukuran informasi. Tergantung representasi. Untuk representasi
biner satuannya: bit, byte, word dll.
Kualitas
informasi: bias terhadap error, karena: kesalahan cara pengukuran dan
pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data
tidak terproses, kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file
histori/master, kesalahan prosedur pemrosesan ketidak berfungsian sistem.
Umur
informasi: kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi
penggunanya. Ada condition informasion (mengacu pada titik waktu tertentu) dan
operating information (menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu).
Kualitas
Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :
• Akurat,
berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan.
Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya.
• Tetap pada
waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
• Relevan,
berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Nilai
Informasi ; ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya.
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan
dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan
dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
Definisi
Sistem Informasi:
Suatu sistem
terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.
Atau ;
Sebuah
sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi
untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi.
Sistem ini
memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual,
model manajemen dan basis data.
Dari
definisi di atas terdapat beberapa kata kunci :
1. Berbasis
komputer dan Sistem Manusia/Mesin
- Berbasis
komputer: perancang harus memahami pengetahuan komputer dan pemrosesan
informasi
- Sistem
manusia mesin: ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin sebagai
alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan manusia
dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu
prosedur/manual sistem.
2. Sistem
basis data terintegrasi
- Adanya
penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data base
manajemen system.
3. Mendukung
Operasi
- Informasi
yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung operasi organisasi.
Istilah
Sistem Informasi
= Manajemen
Information System
=
Information Processing System
=
Information Decision System
=
Information System.
Semuanya
mengacu pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk
mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi.
Menurut Robert
A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat
manajerial
dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
Komponen
Fisik Sistem Informasi:
1. Perangkat
keras komputer: CPU, Storage, perangkat Input/Output, Terminal untuk interaksi,
Media komunikasi data
2. Perangkat
lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya),
perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi
(aplikasi akuntansi dll).
3. Basis
data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer.
4. Prosedur:
langkah-langkah penggunaan sistem
5. Personil
untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:
- Clerical
personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry
= operator);
- First
level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan,
penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan
level menengah ke bawah.
- Staff
specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.
-
Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus, analisis khusus,
laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang.
Aplikasi =
program + prosedur pengoperasian.
HUBUNGAN
PENGELOLA DENGAN SISTEM INFORMASI
Salah satu
komponen dari sistem informasi adalah personel sebagai pengelola informasi.
Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat
erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan
pengelolanya.
Pengelola
sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu
bentuk / jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level
manajemennya.
Manajemen
Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.
Manejemen
Level Menengah: untuk perencanaan taktis.
Manejemen
Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi
Operator:
untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.
Untuk
pengembangan sebuah sistem informasi diperlukan struktur manajemen organisasi
personil.
Strutktur
dasarnya:
Direktur
Sistem Informasi
Manajer
Pengembangan Sistem
Analis
Sistem
Programmer
Manejer
Komputer dan Operasi.
Variasi
struktur manajemen sangat tergantung pada Managerial Efficiency vs User
Service.
PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI
Perancangan
sistem informasi merupakan pengembangan sistem baru dari sistem lama yang ada,
dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi
pada sistem yang baru.
SIKLUS HIDUP
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI (SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLES - SDLC)
Secara
konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sbb :
1. Analisis
Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk
sistem informasi dan proses organisasi.
2.
Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur,
perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem
informasi
3.
Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk
mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan
testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak
4.
Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan
pelatihan dan panduan seperlunya.
5. Operasi
dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau
tambahan fasilitas.
6. Evaluasi
Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem
telah dioperasikan.
Siklus
tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan model
klasik dari pengembangan sistem informasi. Model-model baru, seperti
prototyping, spiral, 4GT dan kombinasi dikembangkan dari model klasik di atas.
ANALISIS
SISTEM
Alasan
pentingnya mengawali analisis sistem:
1.
Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu
analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai
dengan kebutuhan.
2. Kebutuhan
baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga
diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung
organisasi.
3.
Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.
4.
Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.
Batasan
Analisis Sistem:
Aktifitas
yang dilakukan dalam analisis sistem harus dapat menjawab pertanyaan umum, sbb:
1. Sistem
baru apakah yang akan dibangun? atau
2. Sistem
apakah yang akan ditambahkan atau dimodifikasi pada sistem lama yang sudah ada?
Untuk itu
secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:
1. Informasi
apakah yang dibutuhkan?
2. Oleh
siapa?
3. Kapan?
4. Dimana?
5. Dalam
bentuk apa?
6. Bagaimana
cara memperolehnya?
7. Dari mana
asalnya?
8. Bagaimana
cara mengumpulkannya?
Proposal
mengadakan analisis sistem ; Berisi:
1. Definisi
yang jelas dan konsisten tentang alasan untuk analisis
2. Definisi
batasan analisis yang akan dilakukan
3.
Identifikasi fakta yang akan dikumpulkan dan dipelajari selama analisis
4.
Identifikasi sumber dimana fakta dapat diperoleh
5. Uraian
tujuan dan kendala yang mungkin dalam analisis
6. Proyeksi
kemungkinan masalah yang akan terjadi selama analisis
7. Jadwal
tentatif analisis
Sumber-sumber
fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem:
1. Sistem
yang ada
2. Sumber
internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara orang-organisasi atau fungsi
ada
3. Sumber
External: interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal, textbook dan
inforrmasi atau ilmu lain yang berada diluar sistem.
Kerangka
Analisis:
1. Analisis
terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi): menganalisa
organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta informasi yang
dihasilkan.
2. Analisis
terhadap flow informasi: mengidentifikasi informasi apa yang diperlukan, siapa
yang memerlukan, dari mana asalnya.
3. Analisis
terhadap input dan output.
Dalam
analisis ini digunakan teknik dan alat bantu, a.l: interview, questionaire,
observation,
sampling and
document gathering, charting (organisasi, flow, dfd, ER, OO, dll), decision
table and
matric
Laporan
hasil analisis:
Laporan
hasil analisis harus berisi:
1. Uraian
alasan dan scope (batasan) analisis
2. Deskripsi
sistem yang ada dan operasinya.
3. Uraian
tujuan (objektif) dan kendala sistem
4. Deskripsi
tentang masalah-masalah yang belum teratasi dan potensi masalah
5. Uraian
tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analis sistem selama proses analisis
6.
Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk desain awal
7. Proyeksi
kebutuhan sumber daya dan biaya yang diharapkan termasuk dalam desain
sistem baru
atau memodifikasinya. Proyeksi ini termasuk kelayakan untuk proses selanjutnya.
Kategori
aspek kelayakan:
1. Kelayakan
teknis: kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak.
2. Kelayakan
ekonomi: apakah ada keuntungan atau kerugian, efisiensi biasa operasional
organisasi.
3. Kelayakan
operasi: berhubungan dengan prosedur operasi dan orang yang menjalankan
organisasi
4. Kelayakan
jadwal: dapat menggunakan model-model penjadwalan seperti PERT dan
GANTT CHART.
Apakah jadwal pengembangan layak atau tidak.
Hasil akhir
analisis sistem (keputusan):
1. Hentikan
pekerjaan, karena proposal tidak layak.
2. Tunggu
beberapa saat, karena masih ada pertimbangan lain.
3.
Modifikasi, manajemen memutuskan untuk memodifikasi prososal dengan subsistem
lain.
4. Proses
dengan syarat, ada persyaratan kelayakan.
5. Proses
tanpa syarat, semua syarat terpenuhi. Proposal diterima dan proses dilanjutkan
ke desain awal.
Siklus
pengembangan sistem menurut J.F.Kelly ;
1.
Penelitian sistem
a. Definisi
ruang lingkup.
b. Studi
penelitian
2. Analisis
dan desain sistem
a. Studi
penelitian
b.
Pengumpulan data dan analisis
c. Desain
sistem
d. Rencana
implementasi
3.
Pengembangan sistem
a.
Pengembangan
b.
Pengetesan
c.
Pengoperasian
d. Perawatan
Siklus
pengembangan sistem menurut Martin L dan Thomas Harrel ;
1. Konsepsi
sistem
2. Analisis
pendahuluan
a.
Pendefinisan masalah pendahuluan
b.
Investigasi
c. Persiapan
usulan sistem
3. Desain
sistem
a. Analisis
terinci
b. Mendesain
keputusan
c. Mendesain
sasaran
d. Rancang
bangun sistem
4.
Pemrograman
a.
Memecahkan kembali rancang bangun
b.
Mengembangkan bagan alir secara garis besar
c. Menulis
instruksi program
d. Merakit
program
e.
Mempersiapkan data untuk tes
f. Melakukan
pengetesan
g. Mengecek
hasil
h.
Mendiagnosa kesalahan
i.
Membetulkan program
j. Memulai
pengetesan sistem
5.
Dokumentasi
6. Instalasi
sistem
7. Operasi
sistem
PERANCANGAN
SISTEM
Analisis
sistem digunakan
untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan desain digunakan untuk menjawab
pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun untuk
memenuhi kebutuhan pada fase analisis.
Elemen-elemen
pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:
1. Sumber
daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines,
material, money dan methods.
2. Informasi
kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase
analisis sistem.
3. Kebutuhan
sistem: hasil dari analisis sistem.
4. Metode
pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau computer
base.
5. Operasi
data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange,
summarize, calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.
6. Alat
bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.
Langkah
dasar dalam proses desain:
1.
Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan
informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan
karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.
2. Membangun
sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran sistem
secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.
3.
Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan
kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen
organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan
adalah: performance, reliability, cost, instalation schedule,
maintenability, flexibility, grouwth potensial, life expectancy.
Model untuk
sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah model yang mengandung:
kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi sebagai input; faktor bobot terdiri
atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total nilai yang harus dioptimalkan
dari faktor bobot tersebut.
4.
Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities).
Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk
menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sbb:
- Mengidentifikasn output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem (system’s goal)
- Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut
- Mengidentifikasi input data spesifikik yang diperlukan untuk membangun field informasi yang diperlukan.
- Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah input menjadi output yang diperlukan.
- Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang disimpan selama pemrosesan input menjadi output.
- Ulangi langkah a-e terus menerus samapi semua output yang dibutuhkan diperoleh.
- Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.
- Berdasarakan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung, estimasi cost pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang ekstrim.
- Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan data yang
- menentukan kualitas umum pemrosesan data.
- Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.
5.
Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen
apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak. Hal-hal yang
perlu disiapkan dalam penyusunan proposal ini adalah:
- Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan kebutuhan user dan desain sistem.
- Menyiapkan model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang akan diajukan.
- Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikan dan merawat sistem.
- Mengidentifikasi asumsi kritis dan masalah yang belum teratasi yang mungkin berpengaruh terhadap desain sistem akhir.
Sedangkan
format dari proposal desain ini sangat berfariasi akan tetapi mengandung halhal
di atas.
Prinsip
Dasar Desain
Ada 2
prinsip dasar desain, a.l:
- Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost.
- Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang memiliki idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang terpisah sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem informasi dapat dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, a.l: data collection, data processing, file update, data storage, data retrival, information report dan data processing controls.
Petunjuk
umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem informasi:
1. Sumber
data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem informasi.
2. Akurasi
sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk me-record,
collect dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah
semakin akurat.
3. Data yang
dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak dimasukkan lagi ke
sistem.
4. Pewaktuan
yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari pewaktuan
informasi tersebut diperlukan.
5. Perlu
pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal
6. Pengumpulan
data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari kebutuhan informasi.
7. Semua
sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di kumpulkan.
8. Data yang
sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses selanjutnya.
9. Total
kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas prosesing
yang besar dilakukan.
10. Data
harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada kendala
sistem.
11. Semua
field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.
12. Semua
data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.
13. File
transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data.
14. Prosedur
backup dan security harus disediakan untuk semua field data.
15. Setiap
file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik.
16. Semua
field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan terakhir.
Untuk
menganalisa sistem secara efektif, kita membutuhkan lebih dari sekedar
perangkat permodelan; yaitu metode. Metode ini dari waktu ke waktu berubah
sesuai dengan perkembangan teknologi. Siklus ini cenderung menglami perubahan
yang berarti dengan ditemukannya bahasa generasi keempat dan terakhir generasi
kelima dimana pendekatan dengan paradigma object-oriented dan kompatibilitas
antar model.
Pada
dasarnya ada dua metode pendekatan dalam membangun sistem, yang pertama yaitu
topdown. Pada metode ini sistem yang diturunkan dari pemetaan secara global
yang kemudian akan menurun ke arah yang lebih deskriptif. Metode ini
dianalogikan sebagai pembuatan rumah yang dimulai dari aspek yang paling
mendasar yaitu pondasi hingga ke bagian terkecil misalnya sebuah kran pada
kamar mandi. Metode kedua yaitu bottom-up, dimana sistem dipetakan dari satuan
terkecil sehingga ke satuan terbesar, misalnya perakitan mobil. Pada awal
1980_an mulai dikenal teknik pendesainan terstruktur dengan menggunakan konsep
pararel dan siklus, misalnya antara uji coba program dan pemrograman dapat
dilakukan kerja pararel dan seandainya ada sesuatu yang salah ketika
implementasi maka dilakukan survey, analisa dan desain ulang yang menggantikan
metode pendesainan klasik yang cenderung serial.
Pada
prinsipnya aktivitas pendesainan sistem secara terstruktur melingkupi :
- Survey ; berfungsi untuk mengetahui kebutuhan pemakai, kesalahan-kesalahan dalam sistem lama, menetapkan tujuan perancangan, mengajukan usulan otomasi sistem yang layak dan dapat diterima, dan menyiapkan laporan survey yang berisi tentang segala sesuatu, pada poin di atas.
- Analisa sistem ; menggabungkan laporan survey dan kebijakan pemakai menjadi spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan permodelan.
- Desain ; mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai.
- Implementasi ; merepresentasikan hasil desain ke dalam pemograman.
- Uji coba desain ; menguji coba seluruh spesifikasi terstruktur.
- Testing akhir ; menguji sistem secara keseluruhan.
- Deskripsi prosedur ; pembuatan laporan teknis tertulis seperti petunjuk pemakaian dan pengoperasian.
- Konversi database ; mengkonversi data, soalnya kata data sudah berarti jamak pada sistem sebelumnya.
- Instalasi ; aspek terakhir yang mesti dilakukan mencakup, serah terima manual, perangkat
- keras dan pelatihan pemakaian.
